Risorsa AI Order Entry: la raccolta ordini da diverse fonti diventa automatica

Chiunque diriga una struttura commerciale nel largo consumo conosce bene il problema: gli ordini arrivano da decine di canali diversi, con supporti differenti (email, file Excel, PDF allegati, messaggi, portali cliente) e con formati che cambiano da cliente a cliente e spesso anche da ordine a ordine. Il risultato è un carico di lavoro manuale che grava su venditori e back office, con importante occupazione di tempo e margini di errore tutt’altro che trascurabili nella fase più delicata del processo commerciale: quella in cui si trasforma un ordine in fatturato.

AI Order Entry, è il nuovo tool del modulo Risorsa Sales Management che nasce proprio per affrontare questo punto critico.

Come funziona

Lo strumento utilizza tecnologie di intelligenza artificiale e RPA (Robotic Process Automation) per riconoscere ed estrarre automaticamente le informazioni contenute negli ordini, a prescindere dal formato in cui sono stati trasmessi. L’ordine viene quindi automaticamente compilato nelle apposite interfacce del modulo Risorsa Sales Management, controllato e trattato secondo le regole impostate a sistema, senza soluzione di continuità e senza ri-digitazioni.
Il flusso operativo si articola in cinque fasi: ricezione del documento su una piattaforma centralizzata e sicura, estrazione dei dati tramite modelli AI, validazione da parte del sistema (che verifica assortimenti e applica condizioni di vendita, prezzi e blocchi), correzione eventuale da parte dell’utente, e infine creazione definitiva dell’ordine di vendita all’interno del modulo Sales Management, verificato rispetto all’anagrafica cliente e prodotto.

Un elemento chiave del processo è il ciclo di apprendimento continuo: ogni correzione manuale effettuata dall’utente viene utilizzata per addestrare ulteriormente l’algoritmo, migliorando progressivamente la precisione di riconoscimento sui formati specifici di ciascun cliente.

I vantaggi per l'organizzazione commerciale

L’impatto di questa automazione si misura su più livelli. Sul piano dell’efficienza operativa, si eliminano le attività a basso valore aggiunto come la ri-digitazione manuale e i controlli ripetitivi, liberando tempo di venditori e back office per attività a maggior valore aggiunto, come la gestione della relazione commerciale. Sul piano logistico, l’immediata disponibilità dell’ordine — senza attese legate alla lettura o digitazione manuale — accelera i tempi di evasione. Sul piano del controllo, l’acquisizione automatica già all’interno del sistema di gestione ordini consente una verifica immediata della corretta applicazione delle condizioni commerciali, con workflow di approvazione strutturati dove necessario.

Il beneficio complessivo si traduce in una migliore redditività aziendale: riduzione dei costi di gestione dell’ordine, maggiore agilità operativa e contenimento degli errori che, in un contesto multicanale con margini spesso ridotti, possono avere un impatto significativo sul conto economico.

Un processo unico, senza integrazioni esterne

Un aspetto rilevante per i responsabili IT è che AI Order Entry non richiede l’integrazione di tool esterni né modifiche alle interfacce già in uso: la gestione della raccolta ordini, della validazione prezzi, dell’autorizzazione e del workflow operativo avviene all’interno di un unico processo integrato nel modulo Sales Management. Un fattore importante per la sostenibilità del progetto nel tempo e per la sua adozione da parte degli utenti.